Het kan zijn dat wij de voorwaarden tijdens de openstelling van de aanmeldingen aanpassen, voor uw inschrijving gelden de voorwaarden zoals op het tijdstip van inschrijving op deze pagina staan.
Aanmelding
1. Alleen door ons bevestigde formulieren worden in behandeling genomen.
2. Aanmeldingen zijn alleen geldig voor deelnemers die op de eerste dag van het kamp binnen de leeftijdscategorie van 10-13 jaar vallen.
3. Wanneer er ca. 40 of meer aanmeldingen zijn (afhankelijk van onze capaciteit, welke kan fluctueren), wordt uw kind op een wachtlijst geplaatst. Als dit het geval is, krijgt u dit zo snel mogelijk van ons te horen. Mocht een deelnemer zich afmelden, dan wordt nummer 1 op de wachtlijst benaderd, daarna nummer 2, enzovoorts. Bij afmelding vervalt de plaats in de ranglijst.
Betaling, deelname en annulering
4. Bij deelname zijn de ouders/verzorgers verplicht het volledige bedrag zoals staat vastgesteld in de 'veelgestelde vragen', het aanmeldformulier, de aanmeldingspagina en de mail met betalingsinformatie te voldoen. Als u uw kind minimaal 1 maand voor aanvang van het kamp afmeldt, hoeft u niet te betalen en vervalt het recht op deelname. U kunt dus tot minimaal 1 maand van tevoren kosteloos annuleren.
5. Betaling geschiedt in één termijn, voor 1 juli 2024, per bankoverschrijving op de door ons aangeleverde bankrekening. Deelnemers krijgen hierover tijdig bericht via de mail.
5.1 Aanmeldingen gedaan tijdens de voorinschrijving kunnen rekenen op een kortingspercentage zoals gemeld op de inschrijvingspagina en veelgestelde vragen. Het recht op korting vervalt bij afmelding. Voor een voorinschrijving gelden verder dezelfde voorwaarden.
6. Annuleringen moeten schriftelijk (e-mail) worden gemeld, uiterlijk 1 maand voor aanvang van het kamp. Voor annuleringen na deze termijn geldt in principe dat het gehele bedrag voor deelneming alsnog voldaan moet worden. Bij door de organisatie vastgestelde bijzondere omstandigheden zal de organisatie bepalen of een annulering na deze periode kosteloos of bijvoorbeeld tegen een gereduceerd tarief kan plaatsvinden.
7. Wanneer de betaling niet vóór de gestelde termijn bij de organisatie binnen is, vervalt in principe het recht op deelname (niet de plicht tot betaling, zie punt 4, 6.) en gaan we mogelijk over tot het benaderen van kinderen op de wachtlijst. Houdt hierbij rekening met de verwerkingstijd van uw bank.
8. Indien er nieuwe aanmeldingen door ons worden bevestigd na de termijn van één maand voorafgaand aan de start van het kamp, zal er een nieuwe betalingstermijn worden vastgesteld door de organisatie. Indien deze betalingstermijn verstrijkt zonder dat er betaling heeft plaatsgevonden, zullen dezelfde voorwaarden van kracht zijn als na het verstrijken van de algemene betalingstermijn. Voor aanmeldingen die door ons worden bevestigd na de gestelde termijn van één maand voorafgaand aan het kamp, geldt in principe dat het volledige bedrag voor de deelname nog steeds voldaan dient te worden in geval van onverhoopte annulering.
Annuleringen vanuit de kant van de organisatie
9. De organisatie behoudt zich het recht om inschrijvingen ten alle tijden te annuleren. Indien er annulering plaatsvindt, zal de organisatie naar eigen discretie bepalen of het deelnamegeld geheel, gedeeltelijk of niet wordt terugbetaald, of dat betaling alsnog (gedeeltelijk) moet worden voldaan. De organisatie kan ervoor kiezen om, indien mogelijk en indien nodig, in overleg te treden met de ouder(s)/verzorger(s) voordat een beslissing wordt genomen.
Voorbeelden van situaties waarin annulering kan plaatsvinden zijn onder andere:
a) Onvoldoende inschrijvingen: Als het aantal inschrijvingen een minimumaantal vereiste deelnemers niet bereikt, kan de organisatie ervoor kiezen om het kamp te annuleren. In dit geval zal het deelnamegeld volledig worden terugbetaald, tenzij een ouder/verzorger deze algehele annulering (mede) veroorzaakt door een deelnemer te laat af te melden zonder geldige reden (zie de bepalingen voor te laat afmelden).
b) Overmachtssituaties: Bij onvoorziene omstandigheden zoals onvoldoende capaciteit bij de leiding, extreme weersomstandigheden, pandemieën, of andere noodsituaties kan de organisatie genoodzaakt zijn om het kamp te annuleren of te wijzigen. In dergelijke gevallen zal de organisatie beoordelen of er sprake is van een gedeeltelijke of volledige terugbetaling van het deelnamegeld, afhankelijk van de situatie, de gemaakte kosten, de haalbaarheid van alternatieve regelingen en de duurzame voortzetting van de organisatie in de toekomst.
Aansprakelijkheid en welzijn
10. De deelnemers dienen de aanwijzingen en regels van de leiding ten behoeve van de eigen en andermans veiligheid en welzijn ten allen tijde op te volgen. De organisatie stelt zich niet aansprakelijk voor de eventuele gevolgen als een deelnemer nalatig is bij het opvolgen van deze aanwijzingen. Hetzelfde geldt voor gevaarlijk en/of roekeloos gedrag van de deelnemer.
11. Nadere aansprakelijkheidsverklaring
Ouders/verzorgers verklaren hierbij dat zij de organisatie, haar vrijwilligers en andere betrokken partijen volledig vrijwaren van aansprakelijkheid voor eventuele schade, letsel, verlies of diefstal van persoonlijke eigendommen van de deelnemer tijdens het zomerkamp. Ouders/verzorgers begrijpen en aanvaarden dat de organisatie en haar vrijwilligers hun uiterste best zullen doen om een veilige omgeving te creëren en gepaste zorg te bieden, maar dat zij niet aansprakelijk kunnen worden gesteld voor onvoorziene omstandigheden, ongevallen of gebeurtenissen buiten hun directe controle. Ouders/verzorgers zijn zich ervan bewust dat de deelname aan het kamp op eigen risico is en dat zij als ouder/verzorger verantwoordelijk zijn voor het welzijn en de veiligheid van hun kind buiten de directe invloedssfeer van het kamp.
12. Het is deelnemers nadrukkelijk verboden zonder begeleiding en toezicht van de kampleiding te gaan zwemmen of zich in enig oppervlaktewater te begeven, ook tijdens 'vrije tijd'. Zwemmen of zich in oppervlaktewater begeven is alleen toegestaan onder toezicht van de kampleiding en binnen de door hun vastgestelde aanwijzingen. Bij het ontbreken van zwemdiploma's is het deelnemers verboden te zwemmen of in oppervlaktewater te begeven, deelnemers worden hier voorafgaand aan het kamp door de ouder(s) verzorger(s) van op de hoogte gesteld en de ouders/verzorgers stellen ook de leiding op de hoogte van het ontbreken van deze zwemdiploma's.
13. Het is deelnemers niet toegestaan zich zonder begeleiding in de keuken te begeven.
Gedrag
14. Bij herhaaldelijk en/of ernstig wangedrag (de leiding bepaald in onderling overleg of hieraan voldaan wordt) heeft de leiding het recht om een deelnemer direct naar huis te sturen. De leiding zal deze deelnemer op de eerstvolgende gelegenheid op de pier in Holwert aan het ouderlijk gezag overdragen. Eventuele kosten die daarbij gemaakt worden, worden in rekening gebracht bij de ouder(s)/verzorger(s).
15. Het is deelnemers niet toegestaan om energy-drink, drugs en/of alcoholische dranken mee te nemen of te nuttigen. Het is deelnemers verboden te roken of gebruik te maken van elektronische sigaretten. Bij twijfel is het aan de leiding om te bepalen of iets genuttigd en/of gebruikt mag worden of niet. De leiding kan en mag producten en zaken in beslag nemen en/of andere maatregelen treffen, mochten zij dit nodig achtten (zie ook punt 10). Ouder(s)/ verzorger(s) zullen bij ernstige overtredingen in kennis worden gesteld. De algemene leeftijdsgrenzen (voor alles waarvoor een leeftijdsbeperking bestaat) gelden verder zoals deze zijn bepaald door de wetgever. Het naleven van algemeen aanvaarde normen van respect en fatsoen (te bepalen door de leiding), wordt van alle aanwezigen verwacht.
16. In het eventuele geval dat een deelnemer ongewenst gedrag ervaart, dat bijvoorbeeld van iemand van de leiding of van een mededeelnemer kan komen, moedigen we de deelnemers of zijn/haar ouders aan om zo snel mogelijk contact op te nemen met een (ander) lid van de leiding. We hechten veel waarde aan een veilige en respectvolle omgeving en zullen alle meldingen serieus nemen en passende maatregelen treffen.
Zorg, EHBO en procedures
17. De organisatie zorgt voor gekwalificeerde EHBO-ers tijdens het zomerkamp. Zij zullen waar nodig eerste hulp verlenen volgens de geldende richtlijnen voor de eerste hulp en indien nodig passende medische zorg coördineren. Ouder(s)/verzorger(s) worden daarna zo snel mogelijk op de hoogte gesteld.
18. Ouder(s)/verzorger(s) vertrekken alle relevante medische informatie over de deelnemer op het aanmeldformulier, inclusief medische aandoeningen, allergieën, medicatie en speciale behoeften.
19. Deelnemers die medicatie gebruiken, moeten voldoende voorraad bij zich hebben en in staat zijn om deze op de juiste wijze en op de voorgeschreven tijden in te nemen. EHBO'ers mogen alleen zelfzorgmedicatie zoals paracetamol aanbieden. Mocht iemand van de leiding gemachtigd moeten worden (bijvoorbeeld voor het eventueel uitvoeren van een medisch voorbehouden handeling of het helpen verstrekken van medicatie), dan neemt de ouder(s)/verzorger(s) hierover tijdig contact met de organisatie op.
Overig
20. Van de deelnemers wordt verwacht dat ze alle noodzakelijke spullen op de paklijst bij zich hebben. Wanneer er eventueel dingen ontbreken die naar mening van de organisatie wel nodig zijn, kan het voorkomen dat deze op het eiland aangeschaft worden. De rekening kan naar de ouder(s) / verzorger(s) worden gestuurd.
21. Ouder(s)/verzorger(s) zijn verantwoordelijk voor het tijdig vervoer van hun kinderen naar de startlocatie van het kamp op de pier in Holwert en voor het tijdig ophalen van hun kinderen aan het einde van het kamp op dezelfde locatie. De organisatie kan geen verantwoordelijkheid nemen voor het vervoer of de zorg van de kinderen buiten de kaders van het kamp om. Er kunnen dus geen kinderen meereizen met de organisatie voorafgaand of na het kamp.
22. Door deelname aan het zomerkamp gaat de deelnemer akkoord met het eventueel maken van en het gebruiken van foto's en videomateriaal van de deelnemer voor promotie-doeleinden van de organisatie.
23. Van de deelnemers wordt verwacht dat ze tijdens de gehele duur van het kamp aanwezig zijn. Gedeeltelijke deelname is daarom in principe niet mogelijk. Uitzonderingen zijn in bijzondere gevallen in overleg te maken, neem daarvoor wel tijdig contact met ons op. Zaken als calamiteiten en overmacht kunnen onder uitzonderingen vallen die de organisatie kan toestaan.
24. De organisatie behoudt zich het recht ten alle tijden aanvullende voorwaarden te stellen of voorwaarden aan te passen als dat in haar mening nodig is. Ouder(s)/verzorger(s) dienen in een dergelijk geval ook met deze extra voorwaarden akkoord te gaan en aan eventueel daaruit voortvloeiende maatregelen te voldoen om het recht op deelname te behouden. Te denken valt bijvoorbeeld aan aanvullende corona/gezondheidsvoorwaarden, mochten deze op enig moment door de organisatie noodzakelijk geacht worden.
Voorwaarden geactualiseerd op: 26-11-2023.